Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointi rekisteröidylle. EU:n yleinen tietosuoja-asetus, (2016/679), artiklat 13 ja 14
Henkilörekisterin tiedot
1. Rekisterin nimi
Asiakas- ja kiinteistötietorekisteri Kiinteistö Oy Kauhajoen Vainiotalo ja Kiinteistö Oy Kauhajoen Vainiotalo II
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään asunnonhakuprosessissa, asumisen aikaisissa prosesseissa, sekä asumisen jälkeisissä prosesseissa.
Henkilötietojen käsittely on tarpeen mahdollista vuokrasopimusta solmittaessa, jossa rekisteröity on osapuolena, tai mahdollisen vuokrasopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi asuntoa haettassa.
Näitä ovat esimerkiksi:
• asiakkaan tietojen ylläpito
• vuokrareskontran ylläpito
• asiakaskyselyt, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyt
• asuntojen kunnossapito ja tämän osalta tarvittavien tietojen jakaminen huoltoyhtiön kanssa sopimussuhteessa olevalle huoltoyhtiölle
• vuokrasaatavien ja muiden huoneenvuokrasaatavien perintä
3. Rekisterinpitäjä
Kiinteistö Oy Kauhajoen Vainiotalo, sekä Kiinteistö Oy Kauhajoen Vainiotalo II
KIINTEISTÖ OY KAUHAJOEN VAINIOTALO
Y-tunnus: 0208811-4, 0281299-3
4. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Kyösti Latomäki, info (at) vainiotalot (piste) fi
5. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella
Sopimuksin rajatuilla yhteistyötahoilla, sekä viranomaistahoilla omien velvotteidensa hoitamiseksi.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus:
Lakisääteinen velvoite
Toimintaa ohjaa kirjanpitolaki sekä laki asuinhuoneiston vuokrauksesta.
Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus
6. Rekisterissä olevat henkilötiedot
Rekisteriin tallentuu asiakkaiden, sekä kanssa-asujien nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot. Asunnonhaussa asiakkaan ilmoittamat tulo- ja varallisuustiedot sekä haettavaa asuntoa sekä nykyistä asuntoa koskevat tiedot.
Hakemuksen liitetiedot sekä liitteet, jotka asiakas katsoo tarpeelliseksi asunnon haun suhteen tallentuvat järjestelmään.
Asumisen aikana rekisteriin tallentuu tietosisältöjä liittyen eri asumisenaikaisiin velvoitteisiin, ja viestintään.
7. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät
Manuaalinen järjestelmä sekä tietotekninen järjestelmä.
8. Rekisterin tietolähteet
Rekisterin säännönmukaiset tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään tai hänen suostumuksellaan.
9. Tietojen suojaamisen periaatteet
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.
Manuaaliset tai tulostetut aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
10. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus
Tietojen säännönmukainen luovutus
Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti lakiin perustuvalla velvoitteella kirjanpitotoimistolle.
11. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle
Tietoja ei siirretä (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)
12. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit
Tietojen säilyttämisessä noudatetaan Kiinteistö Oy Kauhajoen Vainiotalo:n arkistointiohjeita ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää rekisteriasioita hoitavalle henkilölle ja sen on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu.
Rekisteröidyllä on myös oikeus lähettää häntä koskevien virheellisten tietojen korjauspyyntö.
Rekisteritietojen tarkastuspyyntö 90 €
Ensimmäinen pyyntö on ilmainen.
Perusteettomista, kohtuuttomista tai toistuvista pyynnöistä rekisterinpitäjä perii hallinnollisen kustannuksen